Modelagem de processos de negócios: quais os benefícios e como superar os desafios da implementação no mercado de saúde

Por Thais Guerra Scarpelli e Joana Oliveira Costa

Nos últimos anos, o mercado de saúde tem passado por nítidas transformações, não somente ligadas ao coronavírus, mas também ao amplo desenvolvimento tecnológico, bem como a necessidade de uma gestão qualificada das instituições do setor para acompanhar esta evolução. Neste sentido, a Modelagem de Processos de Negócios, também conhecida como BPM – Business Process Modeling -, tem se mostrado uma importante aliada para as organizações.

De acordo com o relatório “Observatório 2021”, da Associação Nacional de Hospitais Privados (Anahp), mais de 68% das instituições participantes da pesquisa relataram crescimento na utilização de tecnologias da informação nestas empresas de saúde. A partir disto, o BPM surge como um relevante mecanismo que une a gestão de negócios ao constante avanço da tecnologia da informação.

Diante deste contexto, é importante entender o que é e como os hospitais podem se beneficiar com utilização deste tipo de recurso.

O que é e como funciona o BPM

A Modelagem de Processos de Negócios é uma ferramenta utilizada para mapear, definir, organizar e otimizar processos organizacionais, apresentando um alto nível de detalhamento, traduzido em documentos no formato de fluxogramas, com a devida parametrização de sistemas de gestão.

Seu principal objetivo é projetar todo o fluxo operacional de trabalho, para que a instituição tenha o pleno domínio de suas ações. A partir disto, a modelagem de processos pode ser aplicada para melhorias de processos assistenciais e administrativos de instituições de saúde, por exemplo.

Além disso, o BPM é responsável por definir as atividades a serem desenvolvidas, os responsáveis por cada uma das etapas definidas e, ainda, a forma de comunicação entre as áreas de negócio. Desta forma, é possível utilizar a definição dos fluxos para aderência e parametrização de softwares de gestão, como o Tasy®.

Como é realizada a implementação da modelagem de processos de negócios

O processo de implementação baseia-se em uma metodologia que pode ser descrita por etapas. A primeira delas é a coleta de informações da empresa, que tem como objetivo, definir a situação cadastral, bem como as metas a serem alcançadas. Este levantamento pode ser realizado a partir de reuniões com colaboradores, análise de documentos existente ou por meio de uma revisão cadastral de sistema.

O segundo passo contempla a elaboração e apresentação do fluxograma de trabalho para análise dos responsáveis e key users de cada área envolvida. Após as sugestões e a realização das alterações, o fluxo definitivo de processo é apresentado. A partir daí, são elaborados e entregues manuais e procedimentos operacionais padrões, realizando o treinamento dos colaboradores e, por fim, o projeto é implantado.

O tempo estabelecido para o projeto pode variar de acordo com o número de áreas e pessoas envolvidas. Assim, a média de aplicação para cada área de negócio pode variar entre seis e dez semanas.

Principais benefícios da modelagem de processos de negócios

Conhecer os detalhes de cada processo da companhia é o primeiro passo para uma gestão de qualidade. Neste sentido, modelar processos institucionais implica em múltiplos benefícios às empresas, desde ganho produtivo, até certificações internacionais. Entenda:

Comunicação efetiva: O estabelecimento de fluxos, determina quais os responsáveis por cada atividade de trabalho, e as áreas que devem ser direcionadas para continuidade ou encerramento de seu processo.

Ganho produtivo: Esta definição de etapas permite agilidade e precisão, refletindo no adequado dimensionamento de pessoas.

Redução de custos: A eficiência estabelecida a partir da precisão e agilidade, implica da redução de falhas, desperdícios e no tempo empregado para a execução.

Transparência: O estabelecimento de fluxos permite, também, que todos os colaboradores da companhia e responsáveis envolvidos na execução de tarefas, tenham o conhecimento das áreas, democratizando o compartilhamento de informações e resultados.

Certificações: Além de tudo isso, a modelagem de processos pode ser direcionada ao estabelecimento de fluxos que atendam certificações nacionais e internacionais, como a Organização Nacional de Acreditação (ONA), a Joint Commission International (JCI), além das Normas Regulamentadoras (RNs).

Os desafios da implementação do BPM em instituições de saúde

Como toda transformação, a modelagem de processos de negócios também conta desafios durante o processo de implementação nas organizações. O principal deles está diretamente relacionado à gestão da mudança operacional, que consiste em engajar os colaboradores na adesão de novos fluxos e processos de trabalho.

Além disso, a falta de tempo para colocar em prática as novas atividades, a resistência às mudanças e a falta de incentivo para a criação de uma nova cultura, podem ser entraves para a implementação desse método na empresa.

Para solucionar estes desafios, a Digisystem desenvolve estudos e aplicações sobre a relação entre processos e tecnologia da informação, com a definição destes processos, para que ocorra informatização incorporada e aderente para integrar as visões de negócio e de tecnologia.

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