Com a evolução da digitalização e, consequentemente, aumento com relação ao volume de informações presentes nas empresas, os executivos passaram a enxergar os dados como uma estratégia importante para agregar valor aos negócios.
De acordo com o estudo Data Paradox, gerado a partir de uma pesquisa com mais de 4 mil diretores e tomadores de decisão em empresas de 45 países, incluindo do Brasil, 73% dos executivos acreditam que os dados são essenciais para o negócio, mas apenas 28% conseguem tratar esses dados de forma adequada e transformá-los em informações relevantes. Neste sentido, o Strategic Portifolio Management (SPM), surge para apoiar as companhias nas tomadas de decisões, análise e compreensão de dados. Mas, o que é SPM?
A solução SPM conta com diversas funcionalidades relacionadas a gestão de Portfólio, Projetos e Programas, aliados a funções de Gestão Ágil, somando capacidades escaláveis que podem ser utilizadas de acordo com o trabalho que precisa ser realizado. Essa tecnologia promove mais agilidade à gestão projetual, por meio de diferentes módulos que permitem gerenciamento facilitado dos diversos aspectos de um projeto, como por exemplo, gestão de custos, recursos, definição e acompanhamento de objetivos e, ainda, métricas KPIs (Key Performance Indicators) e OKRs (Objectives and Key Results).
Como identificar se uma empresa necessita implementar a solução SPM?
A resposta está em quando uma companhia realiza a identificação de que possui programas e projetos dentro de seu portfólio que podem utilizar de recursos tecnológicos para apoiar na execução do trabalho. Ou seja, se uma empresa contar com poucos insumos tecnológicos disponíveis, que auxiliem na execução das atividades relacionadas à gestão, monitoramento e controle de portfólios, programas e projetos e, ainda, dificuldade para controlar prazos, custos, expectativas, metas, objetivos, métricas e demais elementos projetuais, é evidente que a mesma deve implementar SPM.
Desta forma, uma empresa que implementa SPM pode obter diferentes ganhos em produtividade, aumentando a eficiência e eficácia das atividades realizadas antes, durante e após o ciclo de Programas ou Projetos. Assim, dentre os principais benefícios, é possível incluir aumento do controle e monitoramento das atividades, automação na execução de atividades repetitivas, gestão centralizada de dados e informações relevantes, otimização da visibilidade de dados, por meio de dashboards, além de eficiência na coleta e processamento de métricas.
Fluxos de trabalho que compreendem a solução SPM
Dentre os fluxos de trabalho que compreendem SPM, é possível citar o “Project and Portfolio Management”, ou seja, funcionalidades relacionadas ao gerenciamento de escopo, prazos, custos, metas e métricas, o “Innovation Management”, que se trata do módulo que permite a captação, acompanhamento, evolução e avaliação de ideias e o “Demand Management”, que nada mais é do que o módulo que oferece prosseguimento às ideais aprovadas ou demandas diretamente geradas dentro da plataforma ServiceNow.
Além disso, existe o “Resource Management”, em que ocorre a gestão dos recursos disponíveis para atuação dentro dos projetos da organização e o “Roadmap Planning”, em que é possível inserir e monitorar, as principais fases e consequentes atividades esperadas.
É possível ainda agregar outros fluxos de trabalho como o “Scenario Planning”, funcionalidade que permite a ideação de diferentes cenários projetuais, o “Mobile Applications”, que oferece a possibilidade de geração de uma interface de Aplicativos para smartphones, além de “Performance Analytics”, solução ServiceNow que pode ser integrada ao SPM tornando a gestão de métricas, metas e objetivos, ainda mais otimizada, através do fornecimento de análises preditivas.
Para finalizar, existe ainda a “Scaled Agile Framework (SAFe)”, outro módulo que pode aumentar as capacidades ágeis da plataforma, voltado para o escalonamento das práticas e “frameworks ágeis”, e ainda o “Agile Development”, que pode ser integrado às soluções de SPM para aumento das capacidades de planejamento, monitoramento e controle das atividades empenhadas em projetos que se utilizam de “frameworks” ágeis para produção.
Processo de implementação da solução SPM
A implementação da tecnologia SPM parte inicialmente de uma análise e compreensão das necessidades, dores, objetivos e escopo do projeto de implementação. Passada essa etapa, as definições alcançadas são formalizadas com as partes interessadas, partindo para a fase de Planejamento.
No Planejamento, é possível executar diferentes atividades de acordo com escopo, ocorrendo análises dos processos vigentes, design de novos processos, coleta de requisitos, início da prototipação do Portal e formulários. Após esta etapa, entra-se no ciclo de desenvolvimento ágil, embasado em metodologias ágeis como Scrum e ITIL4, para desenvolver os componentes e customizações necessárias.
Ao término do ciclo de desenvolvimento, inicia-se o processo de QA e Deployment da solução, passando os incrementos para o ambiente produtivo do cliente, e realizando testes finais de acordo com os requisitos coletados no planejamento.
O término do projeto se conclui pela ocorrência do “Go-Live”, que registra a entrada em produção dos componentes gerados. Esse evento é seguido do Pós Go-Live, que é o período de acompanhamento que o time de projeto fornece para apoio ao cliente.
SPM: garantia de uma gestão de projetos otimizada
O SPM se destaca no mercado devido às suas diferentes funcionalidades e soluções, que vão além do básico e tradicional, abrangendo as principais abordagens ágeis e híbridas para gestão de projetos. Mesmo sendo completa e robusta, a solução pode estar fracionada em diferentes pacotes de aquisição, que permitem que a empresa escolha qual conjunto de soluções é mais aderente às suas necessidades e condições de custos.
A Digisystem conta com um time profissional altamente capacitado, com experiências variadas e recursos certificados em diferentes módulos da plataforma ServiceNow. Sendo assim, através de seu time especializado, é possível apoiar empresas de diferentes verticais na implementação e manutenção da solução SPM, gerando resultados multifuncionais e impactando diferentes aspectos do negócio e sua produtividade.
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