Por Camila Amaral e Joana Costa
Diante do acelerado avanço tecnológico que vivemos atualmente, todos os setores vêm demandando novas soluções para manterem-se atualizados e competitivos. O objetivo é aprimorar a gestão de processos e a eficiência operacional com as diversas vantagens que a tecnologia proporciona, além de atender às novas necessidades do público.
Com o setor de saúde, não seria diferente. As instituições cada vez mais demandam de recursos tecnológicos para otimizar processos, reduzir custos, ampliar a produtividade e a transparência, e expandir sua eficiência de forma geral.
Nesse sentido, uma das ferramentas mais inovadoras disponíveis hoje no mercado para que as instituições de saúde consigam suprir suas necessidades é a Modelagem de Processos de Negócios, também conhecida como BPM – Business Process Modeling, que alia a eficácia na gestão dos negócios com o poder da tecnologia da informação.
Portanto, neste artigo, vamos abordar quais os benefícios dessa solução e como ela pode apoiar as instituições do setor de saúde. Confira!
Afinal, o que é modelagem de processos de negócios?
O BPM é uma ferramenta utilizada para mapear, definir, organizar e otimizar os processos organizacionais, apresentando um alto nível de detalhamento traduzido em documentos no formato de fluxogramas e/ou manuais, além da devida parametrização de sistemas de gestão.
Seu principal objetivo é projetar todo o fluxo operacional de trabalho para que a instituição tenha o pleno domínio de suas ações. Para isso, a modelagem de processos de negócios utiliza recursos como softwares e aplicativos para desenho de workflows, diagramas, mapas, ferramentas de comunicação, kanban e gestão de documentos, a fim de facilitar o entendimento de como as atividades devem ser executadas pelas equipes, e também pelos próprios sistemas de automação.
Quais são as vantagens do BPM?
O modelo entrega inúmeros diferenciais às instituições, com foco principal em aumentar a sua eficiência de forma geral. Entre as principais vantagens estão:
Visão compartilhada e melhor entendimento sobre os processos: em muitas empresas, os fluxos de trabalho estão apenas na cabeça dos colaboradores, ou seja, não existem processos realmente pré-definidos a serem seguidos e a atuação acaba ocorrendo de forma orgânica. Já com a Modelagem de Processos de Negócios, é possível compartilhar essa visão entre as pessoas e as equipes, proporcionando maior entendimento sobre os processos e padronização de como devem ser executados, o que, consequentemente, aumenta a produtividade e a eficiência operacional;
Comunicação mais eficiente: graças à padronização que o BPM gera, a comunicação entre as áreas dentro das instituições torna-se mais clara e eficiente. Isso porque todos passam a compreender o fluxo de trabalho da mesma forma, otimizando o esforço operacional e a troca de informações;
Redução de atrasos e desperdícios: diminuir o tempo gasto na execução de processos e evitar os desperdícios é uma grande vantagem para qualquer empresa, pois esses fatores aumentam a sua produtividade e, consequentemente, a sua receita. A Modelagem de Processos de Negócios atua diretamente nesses gargalos ao identificar etapas de trabalho desnecessárias e propor que os recursos sejam utilizados de forma mais enxuta, mas, ao mesmo tempo, sem afetar a qualidade das entregas;
Melhora no desenvolvimento dos colaboradores: processos institucionais bem desenhados garantem mais tempo para ampliar a oferta de treinamentos e capacitação, proporcionando maior desenvolvimento estratégico para as equipes;
Facilidade na implementação de sistemas de automação de processos: a modelagem de processos de negócios também é indicada para as empresas que querem implementar sistemas de automação, já que a ferramenta realiza o desenho de todas as etapas de trabalho de maneira detalhada, aliando maior eficiência de pessoas a maior eficiência de sistemas em um esforço único.
Como a Modelagem de Processos de Negócios pode ser aplicada nas instituições de saúde?
O BPM pode ser aplicado em todas as áreas do setor de saúde, tanto para melhorias de processos assistenciais como administrativos. Dentro das instituições, a modelagem de processos define as atividades a serem desenvolvidas, além das pessoas responsáveis por cada uma das etapas definidas e a forma de comunicação entre as áreas de negócio.
Assim, é possível utilizar essa padronização de fluxos de processos para aderência e parametrização de softwares de gestão, como o Philips Tasy®, sistema de gestão que engloba as principais áreas de atuação de uma empresa de saúde, como cuidado do paciente, suprimentos e administração.
O que o setor de saúde ganha com a utilização da Modelagem de Processos Negócios?
A relevância do BPM dentro do segmento de saúde é enorme, uma vez que modelar processos institucionais implica em múltiplos ganhos às empresas. Entre eles estão:
Produtividade: a definição de etapas e processos de trabalho aumenta a agilidade e a precisão, refletindo no adequado dimensionamento de pessoas;
Redução de custos: a eficiência estabelecida pelo fluxo de processos e estratégias implicam na redução de falhas, desperdícios e no tempo empregado para sua execução;
Comunicação efetiva: fluxos de trabalho padronizados geram assertividade na determinação dos responsáveis por cada atividade, além de melhor direcionamento das áreas que cada pessoa deve ser alocada para continuidade ou encerramento do processo;
Transparência: ao estabelecer fluxos, a Modelagem de Processos de Negócios permite que todos os colaboradores da unidade de negócios tenham o mesmo conhecimento sobre as áreas e responsáveis envolvidos na execução de tarefas, democratizando o compartilhamento de informações e resultados;
Certificações: a modelagem de processos ainda pode ser direcionada ao estabelecimento de fluxos que atendam certificações internacionais e nacionais, como ONA, JCI e Normas Regulamentadoras.
Como funciona o processo de implementação do BPM?
O tempo de execução de cada etapa para o projeto de Modelagem de Processos de Negócios pode variar de acordo com o número de áreas e pessoas envolvidas dentro da instituição, mas, em média, sua implementação varia de seis a 10 semanas em cada área de negócio.
Todo o processo é baseado em uma metodologia que segue as seguintes etapas:
1 – Coleta de informações: fase em que é realizado o levantamento de informações e processos estabelecidos na instituição para definição do diagnóstico situacional e metas a serem alcançadas. Tal coleta pode ser obtida em reuniões com colaboradores, revisão cadastral de sistemas e análise de documentações existentes;
2 – Elaboração do fluxograma de trabalho: etapa de desenvolvimento do novo fluxo de processos a ser implementado;
3 – Apresentação do modelo “to be”: o modelo elaborado será apresentado para a análise dos responsáveis e key users de cada área envolvida;
4 – Apresentação modelo “to be” validado: após análise do fluxograma elaborado e possíveis modificações, o fluxo definitivo de processos será apresentado;
5 – Elaboração e entrega de manuais e POP’s (Procedimentos Operacionais Padrões): nesta fase tem início a execução prática do projeto com a entrega dos manuais com as novas diretrizes dos fluxos de trabalho e transmissão das informações para todos os envolvidos;
6 – Treinamento dos colaboradores: tem como foco principal o perfeito alinhamento entre o entendimento e a execução dos novos processos estabelecidos;
7 – Implantação do projeto: fase de adaptação e acompanhamento da Modelagem de Processos de Negócios na instituição de saúde.
Como as instituições de saúde podem implementar o BPM de maneira efetiva?
O principal desafio da implementação da Modelagem de Processos de Negócios está diretamente ligado à gestão da mudança operacional dentro das instituições, ou seja, consiste em engajar os colaboradores na adesão de novos fluxos e processos de trabalho.
Algumas das objeções a serem sanadas envolvem a falta de tempo para colocar em prática as novas atividades; a resistência às mudanças; e a falta de incentivo para a criação de uma cultura eficiente para a implementação desse método na organização.
É por este motivo que as instituições devem contar com empresas com alta expertise em BPM para conseguirem aprimorar seus processos de maneira eficaz com um parceiro estratégico.
Pensando nisso, a Digisystem atua com o desenvolvimento de estudos e aplicações sobre a relação de processos com os elementos conceituais. O diferencial da companhia é a união entre processos e tecnologia da informação e, em especial, a definição de processos para que ocorra uma informatização unificada e aderente para integrar a visão de negócio com a visão de tecnologia.
Se você busca um parceiro estratégico para levar a gestão de processos da sua instituição para o próximo nível, entre em contato com a Digisystem e descubra como a Modelagem de Processos de Negócios pode entregar inúmeras vantagens para a sua organização.